HOPE is a National NGO working with local communities to promote peace, stability, resilience, sustainable development through activities of Saving Life, Sustainable and Durable Solutions of humanitarian aid, recovery and development, by focusing on main sectors of Peacebuilding & Governance, FSL, WASH, Health & Nutrition, Education, and Protection.

عطاء إعادة تأهيل نقاط توزيع المياه في معسكر خور أجول للنازحين ولاية النيل الأبيض

تدعو منظمة هوب (HOPE) المقاولين والشركات الهندسية  المؤهلين والمستوفين للشروط وذوي الخبرة إلى تقديم عروض مالية لإعادة تأهيل نقاط توزيع المياه في معسكر خور أجول للنازحين ولاية النيل الأبيض.

موقع استلام الكراسات و تسليم العروض المالية :
مدينه كوستي   – ولاية النيل الأبيض   حي الاندلس  -  جنوب مدرسة المنار  - مربع 35 مبني 52
رقم الهاتف  0120023526 – 0120023561

او عبر البريد اللالكتروني  : hopesudan.kh@gmail.com

شروط ومتطلبات العطاء

1/ ألاهلية  والخبرة

• يجب أن يكون المقاول  مسجلاً بصورة قانونية ولديه سجل تجاري وجميع مستنداته مكتملة  وغير مدرج في قوائم الارهاب والعقوبات 
• يجب ان يكون المقاول  موهلا فنيا وماليا لتوريد وتنفيذ  المطلوبات ولديه معرفه تامه بطرق العمل مع المنظمات وقطاعات العمل الانساني 

3/ متطلبات العرض المالي

• يجب على المقاول  تقديم عرض مالي بالجنيه السوداني  ساري المفعول وموقع ومختوم رسميًا.
• يجب أن يوضح العرض بوضوح سعر الوحدة، والكمية، والإجمالي، والعملة، وأي ضرائب أو رسوم مطبقة لكل صنف.
• يجب أن يظل العرض ساري المفعول لمدة 30 يوم

4/  مواصفات المواد والمعدات المطلوبة 

• يجب توريد وتنفيذ وتصنيع جميع المطلوبات وفقا لاعلي مستوي جودة متوفر وأن تكون غير مستخدمة وفي حالة ممتازة .
• لن يتم قبول المنتجات التالفة والاعمال الغير مطابقة أو التي تم العبث بها أو التي تعرضت لاي ضرر نتيجه الترحيل او غيرة .

5/  النقل والتسليم

• يتحمل المورد المسؤولية الكاملة عن النقل الآمن والمناسب وتسليم جميع المطلوبات إلى الموقع المحدد من قبل منظمة هوب.
• يجب نقل جميع المطلوبات  وفقًا لشروط النقل والتخزين الموصى بها من الشركة المصنعة.
• يتحمل المورد أي تكاليف إضافية متعلقة بالنقل أو التحميل أو التفريغ أو التسليم إلى الموقع المحدد، ما لم يتم الاتفاق كتابيًا على خلاف ذلك.

6/ فترة التسليم

• يجب إكمال توريد وتسليم وتنفيذ جميع المطلوبات  المطلوبة خلال مدة أقصاها 21  يوم من تاريخ الإخطار الرسمي وتأكيد أمر الشراء/العقد، ما لم يتم الاتفاق كتابيًا على خلاف ذلك مع منظمة هوب.
• يجب على المورد توضيح فترة التسليم المتوقعة في العرض المالي المقدم.

7/  الفحص والاستلام النهائي

• يخضع الاستلام النهائي للمواد المطلوبة  للفحص الفعلي والتحقق من قبل مسؤول البرامج والمشتريات  المختص لدى منظمة هوب.
• سيتم فحص الاعمال  ومطابقتها مع أمر الشراء والمواصفات الفنية والعرض المالي ومستندات التسليم المعتمدة.
• تحتفظ منظمة هوب بحقها في رفض أي عمل لا يستوفي المواصفات المطلوبة أو معايير الجودة أو المتطلبات التنظيمية أو شروط التسليم المتفق عليها.
• يلتزم المقاول  باستبدال أي مطلوب  تم رفضة من قبل اللجنة  على نفقته الخاصة ودون أي تكلفة إضافية على منظمة هوب.

8/  شروط الدفع

• يتم الدفع بعد إكمال التوريد والتنفيذ للأعمال المطلوبة والفحص والاستلام النهائي .
• يتم سداد 100% من قيمة العمل  بعد إكمال التسليم بنسبة 100% وقبول جميع الأصناف المطلوبة، وذلك بعد تقديم جميع المستندات الداعمة المطلوبة واستكمال إجراءات المشتريات المعمول بها.ويتم السداد عبر التحويل البنكي عبر التفويض الصادر من المقاول
• . يتم سداد مستحقات المقاول بالجنيه السوداني، ويجب تقديم العروض المالية بالعملة المحلية الجنيه السوداني.
• يحق للجنة المختصة تحديد آلية وجدول سداد المستحقات المالية وفقاً للإجراءات المعتمدة وسياسة المشتريات لدى منظمة هوب (HOPE)، على ألا يتجاوز عدد الدفعات دفعتين.
• 9/ حق الاختيار

• تحتفظ منظمة هوب بحقها في اختيار العرض الذي يحقق أفضل قيمة مقابل المال ويستوفي المواصفات الفنية المطلوبة ومعايير الجودة والمتطلبات التنظيمية وفترة التسليم وكافة شروط العطاء الأخرى.
• لا يعني تقديم أقل سعر قبول العرض تلقائيًا، إذا لم يستوفِ المتطلبات الفنية أو معايير الجودة أو شروط التسليم أو متطلبات الامتثال.
• تحتفظ منظمة هوب بحقها في رفض أي عرض أو جميع العروض وفقًا لسياسة وإجراءات المشتريات المعتمدة لديها.

المستندات المطلوبة

• إرفاق جميع المستندات الحكومية الرسمية.
• تقديم مستندات تسجيل الشركة سارية المفعول.
• إرفاق جميع المستندات التي تثبت أهلية وقدرة مقدم العرض على تنفيذ الأعمال المطلوبة. بما في ذلك شهادات الإنجاز والاعمال المشابهة
  علي المقاول تقديم جدول زمني يوضح خطة وجدولة تنفيذ العمل

الموعد النهائي لتقديم العروض:

يجب تقديم عروض الأسعار في موعد أقصاه 5  نوفمبر  2026، الساعة 2:00 ظهرًا، إلى مكتب منظمة هوب (HOPE Organization) على العنوان المذكور أعلاه، أو عبر عنوان البريد الإلكتروني المشار إليه أعلاه.

hopesudan.kh@gmail.com

تقديم عروض الأسعار:

توضع العروض داخل ظرف محكم الاغلاق مع كتابة اسم ورقم العطاء بشكل واضح خارج الظرف وكتابة اسم الشركة

يمكن تقديم عروض الأسعار إلى مكتبنا في كوستي ، ولاية النيل الأبيض .

أرقام التواصل 0120023561– 0120023526

كما يمكن تقديم عروض الأسعار بصيغة PDF عبر البريد الإلكتروني على العنوان التالي:

hopesudan.kh@gmail.com

 يوصي بكتابة رقم واسم العطاء في خانة الموضوع للعروض المرسلة عبر البريد الإلكتروني

لمزيد من الاستفسارات، يرجى التواصل مع قسم المشتريات:

رقم التواصلseniorprocurementofficer@hopesudan.org  0120023522

تنويه:

في حال رغبة المقاول في إجراء زيارة ميدانية للموقع، يجب التنسيق مسبقًا مع مكتب منظمة هوب (HOPE) بالنيل الأبيض قبل موعد الزيارة بمدة لا تقل عن ثلاثة أيام. ويتحمل المقاول كافة التكاليف المترتبة على الزيارة على نفقته الخاصة، دون تحميل منظمة هوب أي تكاليف إضافية.

Tender Title: Rehabilitation of Water Distribution Points at Khor Ajual IDP Camp, White Nile State

HOPE Organization invites qualified, eligible, and experienced contractors and engineering companies to submit financial quotations for the rehabilitation of water distribution points at Khor Ajual Internally Displaced Persons (IDP) Camp, White Nile State.

1. Submission Location and Contact Information

Physical Address: Kosti City, White Nile State, Al-Andalus Neighborhood, South of Al-Manar School, Block 35, Building No. 52.

Contact Numbers: 0120023526 – 0120023561

Email: hopesudan.kh@gmail.com

Quotations may be submitted either physically to the above address or electronically via email.

2. Tender Terms and Requirements

2.1 Eligibility and Experience

• The contractor must be legally registered, possess a valid commercial registration, and have all required documentation complete. The contractor must not be listed on any terrorism or sanctions lists.
• The contractor must have the technical and financial capacity to supply and execute the required works, as well as adequate knowledge and experience in working with humanitarian organizations and within the humanitarian sector.

2.2 Financial Quotation Requirements

• The contractor must submit a financial quotation in Sudanese Pounds (SDG), duly signed and officially stamped.
• The quotation must clearly indicate the unit price, quantity, total price, currency, and any applicable taxes or fees for each item.
• The quotation must remain valid for 30 days from the date of submission.

2.3 Specifications of Required Materials and Equipment

• All required materials and works must be supplied, manufactured, and executed to the highest available quality standards. All materials must be new, unused, and in excellent condition.
• Damaged products, non-compliant works, tampered items, or items damaged during transportation or for any other reason will not be accepted.

2.4 Transportation and Delivery

• The supplier shall bear full responsibility for the safe and proper transportation and delivery of all required materials and items to the location specified by HOPE Organization.
• All items must be transported in accordance with the manufacturer's recommended transportation and storage conditions.
• The supplier shall bear any additional costs related to transportation, loading, unloading, and delivery to the specified location, unless otherwise agreed upon in writing.

2.5 Delivery and Completion Period

• The supply, delivery, and execution of all required works must be completed within a maximum period of 21 days from the date of official notification and confirmation of the Purchase Order (PO) or contract, unless otherwise agreed upon in writing with HOPE Organization.
• The contractor must clearly indicate the expected delivery and completion period in the submitted financial quotation.

2.6 Inspection and Final Acceptance

• Final acceptance of the required materials and works shall be subject to physical inspection and verification by the designated HOPE Programs and Procurement Officers.
• The works and delivered items will be inspected to ensure compliance with the Purchase Order, technical specifications, financial quotation, and approved delivery documents.
• HOPE Organization reserves the right to reject any work or item that does not meet the required specifications, quality standards, regulatory requirements, or agreed delivery conditions.
• The contractor shall replace any rejected item or rectify any rejected work at their own expense, without any additional cost to HOPE Organization.

2.7 Payment Terms

• Payment shall be made after completion of the required supply and works, inspection, and final acceptance.
• 100% of the contract value shall be paid upon 100% completion and delivery, and acceptance of all required items, subject to submission of all required supporting documents and completion of the applicable procurement procedures.
• Payment shall be made through bank transfer to the bank account duly authorized by the contractor through an official authorization letter.
• . The contractor shall be paid in Sudanese Pounds (SDG), and all financial offers must be submitted in Sudanese Pounds (SDG).
•  The Committee reserves the right to determine the payment schedule in accordance with the applicable procedures and HOPE Organization’s Procurement Policy. The total number of payments shall not exceed two installments

2.8 Right of Selection

• HOPE Organization reserves the right to select the quotation that offers the best value for money and meets the required technical specifications, quality standards, regulatory requirements, delivery period, and all other tender conditions.
• Submission of the lowest-priced quotation does not automatically guarantee acceptance if the quotation fails to meet the technical requirements, quality standards, delivery conditions, or compliance requirements.
• HOPE Organization reserves the right to reject any or all quotations in accordance with its approved procurement policies and procedures.

3. Required Documents

Bidders must submit the following documents:

• All required official government documents.
• Valid company registration documents.
• Documents demonstrating the bidder's eligibility and capacity to execute the required works, including certificates of completion and evidence of similar previous works.
• A detailed work plan and implementation schedule indicating the proposed timeline for completing the works.

4. Deadline for Submission

Financial quotations must be submitted no later than 5 November 2026 at 2:00 PM to the HOPE Organization office at the address stated above or via the following email address:

Email: hopesudan.kh@gmail.com

5. Quotation Submission Instructions

• Hard-copy quotations must be submitted in a sealed envelope, with the tender title, tender number, and company name clearly written on the outside of the envelope.
• Quotations may be submitted to the HOPE Organization office in Kosti, White Nile State.
• Quotations may also be submitted in PDF format via email to: hopesudan.kh@gmail.com
• Bidders are advised to include the tender number and tender title in the email subject line.

6. Further Inquiries

For further inquiries, please contact the Procurement Department:

Email: seniorprocurementofficer@hopesudan.org

                    musab.hope@gmail.com 

 Contact Number: 0120023522

7. Site Visit Notice

Contractors wishing to conduct a site visit must coordinate in advance with the HOPE Organization White Nile Office at least three days before the proposed visit.

All costs associated with the site visit shall be borne entirely by the contractor, and no additional costs shall be charged to HOPE Organization.

Eng: Musab Khaled

Senior procurement & operation officer