HOPE is a National NGO working with local communities to promote peace, stability, resilience, sustainable development through activities of Saving Life, Sustainable and Durable Solutions of humanitarian aid, recovery and development, by focusing on main sectors of Peacebuilding & Governance, FSL, WASH, Health & Nutrition, Education, and Protection.

عطاء تقديم خدمات مالية لعدد 510 اسرة  بولاية النيل الأبيض- منطقة خور اجول  

تدعو منظمة هوب (HOPE Organization) مقدمي الخدمات المالية المؤهلين والمستوفين للمتطلبات القانونية والفنية، وذوي الخبرة في تقديم خدمات التحويلات والمدفوعات النقدية، إلى تقديم عروض مالية لتقديم خدمات مالية لصالح عدد 510 اسرة  في ولاية النيل الأبيض منطقة خور اجول

1. نطاق الخدمة (Scope of Service)

تسعى منظمة هوب إلى التعاقد مع مقدم خدمات مالية مؤهل (Financial Service Provider – FSP) لتنفيذ وتسهيل عملية توزيع المساعدات النقدية للمستفيدات المستهدفات، وفقاً للإجراءات والمعايير المعتمدة من منظمة هوب والمتطلبات التنظيمية ذات الصلة.

2. مواقع تقديم الخدمة

ولاية النيل الأبيض – منطقة خور اجول

3. المطلوبات والمتطلبات الفنية

يجب على مقدم الخدمة استيفاء المتطلبات التالية:

1. أن يكون مقدّم الخدمة مسجلاً قانونياً ولديه التراخيص والتصاريح اللازمة لمزاولة وتقديم الخدمات المالية في السودان.
2. أن يمتلك مقدم الخدمة القدرة التشغيلية واللوجستية والحضور الفعلي في منطقة خور اجول  لتنفيذ عمليات الدفع للمستفيدين المستهدفين.
3. أن يكون قادراً على تنفيذ عملية الدفع للمستفيدات من خلال:
   • الدفع النقدي المباشر (Cash-in-Hand)، و/أو
   • خدمة بنكك (Bankak)، وفقاً لما يتم الاتفاق عليه مع منظمة هوب.

4. أن يمتلك مقدم الخدمة أنظمة وإجراءات مناسبة وفعالة لضمان:

4. • التحقق من هوية المستفيدين.
   • التحقق من أهلية المستفيدين قبل الدفع.
   • تنفيذ عمليات الدفع بصورة آمنة ومنظمة.
   • توثيق عمليات الدفع.
   • إجراء المطابقة والتسوية المالية (Reconciliation).
   • إعداد التقارير المالية والتقارير الخاصة بالتوزيع.
5. الالتزام بجميع المتطلبات والقوانين واللوائح التنظيمية ذات الصلة، بما في ذلك متطلبات:
   • AML/CFT – مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.
   • KYC – اعرف عميلك.
   • وأي متطلبات أخرى تفرضها الجهات التنظيمية المختصة.

6. ضمان سرية وحماية بيانات المستفيدين والمعلومات المالية، واتخاذ التدابير المناسبة لمنع الوصول غير المصرح به أو إفشاء بيانات المستفيدات.
7. أن تكون لدى مقدم الخدمة خبرة سابقة موثقة في تنفيذ خدمات التحويلات أو المدفوعات النقدية، ويفضل أن تكون لديه خبرة في تنفيذ برامج المساعدات الإنسانية أو التنموية.

8. تقديم المستندات المؤيدة لجميع عمليات الدفع، بما في ذلك، حسب الحالة:
   • سجلات الدفع.
   • توقيعات أو بصمات المستفيدين.
   • إثبات استلام المستفيدين للمبالغ.
   • سجلات المطابقة والتسوية المالية.
   • التقارير المالية.
   • أي مستندات أخرى تطلبها منظمة هوب لإثبات تنفيذ الخدمة.
9. أن يمتلك مقدم الخدمة القدرة على تنفيذ عمليات الدفع في الوقت المحدد وإجراء التسوية المالية وإعداد التقارير دون تأخير.
10. أن يكون لدى مقدم الخدمة آلية واضحة لمعالجة الشكاوى والاستفسارات والمشكلات المتعلقة بعمليات الدفع خلال فترة تنفيذ الخدمة.
11. يجب على مقدم الخدمة توضيح رسوم الخدمة / العمولة (Service Fees / Commission) بصورة منفصلة وواضحة في العرض المالي، مع بيان أساس احتساب الرسوم، سواء لكل مستفيدة أو لكل عملية دفع أو بأي طريقة أخرى.
12. يجب على مقدم الخدمة توضيح آلية الدفع المقترحة لكل موقع، والقدرة المتاحة لتنفيذ الخدمة في كل من كوستي وربك.

4. العرض المالي

يجب أن يتضمن العرض المالي المقدم على الأقل:

• سعر / قيمة الخدمة المالية.
• قيمة رسوم الخدمة أو العمولة بصورة منفصلة.
• أي رسوم أو تكاليف إضافية إن وجدت.
• توضيح ما إذا كانت الأسعار تشمل جميع الرسوم والضرائب وأي تكاليف أخرى.
• فترة صلاحية العرض المالي.
• فترة تنفيذ الخدمة المتوقعة.
• بيانات الحساب البنكي لمقدم الخدمة، إن لزم ذلك.
• توقيع وختم مقدم الخدمة.

5. شروط الدفع

يتم السداد بعد استكمال تقديم الخدمات المالية وفقاً للكميات الفعلية المنفذة، وبناءً على إفادة اللجنة المشرفة من قبل منظمة هوب واستيفاء جميع المستندات المطلوبة.

سيتم السداد علي النحو التالي:.

– 100%:

• يتم سداد بنسبة 100%  بعد إكمال تقديم الخدمة للعدد الإجمالي المستهدف، وهو510 اسرة .
• يتم السداد بعد تقديم جميع المستندات الداعمة المطلوبة، وإجراء المطابقة والتسوية المالية، واستكمال إجراءات المشتريات والتعاقد المعمول بها لدى منظمة هوب.

6. فترة تنفيذ الخدمة

يجب على مقدم الخدمة إكمال تقديم الخدمات المالية لجميع المستفيدات وتسليم جميع المستندات والتقارير المطلوبة خلال مدة أقصاها 7 أيام من تاريخ الإخطار الرسمي وتأكيد أمر الشراء / توقيع العقد، ما لم يتم الاتفاق كتابياً على خلاف ذلك مع منظمة هوب.

ويجب على مقدم الخدمة توضيح الفترة الزمنية المتوقعة لتنفيذ الخدمة في العرض المالي المقدم.

7. المستندات المطلوبة من مقدم الخدمة

يجب إرفاق المستندات التالية مع العرض:

1. جميع المستندات والتراخيص الحكومية الرسمية ذات الصلة بتقديم الخدمات المالية.
2. مستندات تسجيل الشركة / مقدم الخدمة سارية المفعول.
3. التراخيص والتصاريح اللازمة لمزاولة النشاط، حسب طبيعة الخدمة.
4. المستندات التي تثبت أهلية وقدرة مقدم الخدمة الفنية والتشغيلية على تنفيذ الخدمة المطلوبة.
5. ما يثبت الخبرة السابقة في تقديم خدمات التحويلات أو المدفوعات النقدية، ويفضل إرفاق العقود أو شهادات الإنجاز أو خطابات التوصية ذات الصلة.
6. بيانات ومعلومات عن وجود مقدم الخدمة وقدرته التشغيلية في كوستي وربك.
7. وصف مختصر لآلية تنفيذ الخدمة المقترحة.
8. هيكل رسوم الخدمة / العمولة.
9. العرض المالي مختوماً وموقعاً من الشخص المخول بالتوقيع.
10. أي مستندات إضافية تطلبها منظمة هوب أثناء عملية التقييم أو قبل التعاقد.

8. حق الاختيار

تحتفظ منظمة هوب (HOPE) بحقها في اختيار العرض الذي يحقق أفضل قيمة مقابل المال (Best Value for Money)، مع مراعاة مدى استيفاء العرض للمتطلبات الفنية، والقدرة التشغيلية، وجودة الخدمة، والامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية، ورسوم الخدمة، وفترة التنفيذ، وكافة شروط العطاء الأخرى.

ولا يعني تقديم أقل سعر القبول التلقائي للعرض إذا لم يستوفِ المتطلبات الفنية أو القانونية أو التشغيلية أو معايير الجودة والامتثال المطلوبة.

كما تحتفظ منظمة هوب بحقها في رفض أي عرض أو جميع العروض وفقاً لسياسة وإجراءات

المشتريات المعتمدة لديها.

9. الموعد النهائي لتقديم العروض

يجب تقديم العروض في موعد أقصاه:

30 سبتمبر 2026 – الساعة 2:00 ظهراً

10. طريقة ومكان تقديم العروض

يمكن تقديم العروض إلى مكتب:

منظمة هوب (HOPE Organization)
كوستي – ولاية النيل الأبيض – السودان   0120023561 – 0120023526

كما يمكن إرسال العرض المالي وجميع المستندات الداعمة بصيغة PDF عبر البريد الإلكتروني:

hopesudan.kh@gmail.com

11. للاستفسارات والتواصل

لمزيد من المعلومات والاستفسارات المتعلقة بالعطاء، يرجى التواصل مع قسم المشتريات:

هاتف: 0120023522 / 0120023561
البريد الإلكتروني: seniorprocurementofficer@hopesudan.org

ملاحظة: يجب أن تكون جميع العروض والمستندات المقدمة واضحة ومقروءة، وموقعة ومختومة حسب الأصول، وأن تتضمن جميع المعلومات والمستندات المطلوبة في هذا الإعلان

يجب وضع كراسة العطاء داخل ظرف مغلق ومحكم الإغلاق، مع كتابة رقم العطاء واسم العطاء (خور أجول) بوضوح على الجزء الخارجي من الظرف.

TENDER FOR THE PROVISION OF FINANCIAL SERVICES TO 510 HH

WHITE NILE STATE – KHOR AJOL AREA, SUDAN

HOPE Organization invites qualified and eligible Financial Service Providers (FSPs) that meet the required legal and technical requirements and have proven experience in cash transfer and payment services to submit financial offers for the provision of financial services to 510 households in Khor Ajol Area, White Nile State, Sudan.

1. Scope of Service

HOPE Organization intends to contract a qualified Financial Service Provider (FSP) to facilitate and implement the distribution of cash assistance to the targeted beneficiaries in accordance with HOPE Organization's approved procedures and standards, as well as all applicable legal and regulatory requirements.

The selected Financial Service Provider shall be responsible for ensuring that all payment transactions are carried out in a secure, accurate, transparent, and timely manner and in accordance with the agreed implementation arrangements.

2. Service Delivery Location

Khor Ajol Area – White Nile State, Sudan

The service provider must have sufficient operational and logistical capacity to provide the required financial services and facilitate payments to beneficiaries within the designated service area.

3. Technical Requirements

The Financial Service Provider must meet the following requirements:

1. The service provider must be legally registered and hold all valid licenses, permits, and authorizations required to provide financial services in Sudan.
2. The service provider must have adequate operational and logistical capacity, as well as an established presence and/or appropriate payment arrangements in Khor Ajol Area, to facilitate payments to the targeted beneficiaries.
3. The service provider must be capable of processing payments to beneficiaries through:
   • Cash-in-Hand, and/or
   • Bankak service,

in accordance with the payment mechanism agreed with HOPE Organization.

4. The service provider must have appropriate and effective systems and procedures to ensure:
   • Verification of beneficiaries' identities.
   • Verification of beneficiary eligibility prior to payment.
   • Secure and orderly processing of payment transactions.
   • Proper documentation and recording of all payment transactions.
   • Financial reconciliation and settlement.
   • Preparation and submission of financial and payment/distribution reports.
5. The service provider must comply with all applicable laws, regulations, and regulatory requirements, including:
   • AML/CFT – Anti-Money Laundering and Countering the Financing of Terrorism requirements.
   • KYC – Know Your Customer requirements.
   • Any other requirements imposed by the relevant regulatory authorities.
6. The service provider must ensure the confidentiality and protection of beneficiaries' personal data and financial information and must implement appropriate measures to prevent unauthorized access, use, disclosure, or loss of such information.
7. The service provider must have documented previous experience in providing money transfer and/or cash payment services. Previous experience in implementing humanitarian or development assistance programmes is preferred.
8. The service provider must provide adequate supporting documentation for all payment transactions, as applicable, including:
   • Payment records.
   • Beneficiary signatures and/or fingerprints.
   • Proof of receipt of funds by beneficiaries.
   • Reconciliation and settlement records.
   • Financial reports.
   • Any other documentation requested by HOPE Organization to verify the successful delivery of the service.
9. The service provider must have the capacity to complete all payment transactions within the agreed timeframe, conduct the required financial reconciliation, and submit the required reports without undue delay.
10. The service provider must have a clear and accessible mechanism for handling complaints, inquiries, and payment-related issues throughout the service implementation period.
11. The service provider must clearly state the applicable Service Fees / Commission separately in the financial offer and specify the basis for calculating the fees, whether per beneficiary, per transaction, or through any other applicable method.
12. The service provider must clearly describe the proposed payment mechanism, including the arrangements and operational capacity available to deliver the service in Khor Ajol Area.

4. Financial Offer

The financial offer must include, at a minimum:

• The proposed service rate and/or total service cost.
• The service fee/commission, stated separately and clearly.
• Any additional fees or costs, if applicable.
• A clear statement indicating whether the quoted prices include all applicable fees, taxes, and other related costs.
• The validity period of the financial offer.
• The expected service implementation period.
• The service provider's bank account details, where applicable.
• The authorized signature and official stamp of the service provider.

5. Payment Terms

Payment shall be made upon satisfactory completion of the financial services, based on the actual services delivered, confirmation by the HOPE supervisory committee, and submission and verification of all required supporting documentation.

Payment Schedule

100% Payment

• 100% of the payment shall be made upon completion of the financial services for the total targeted number of 510 households.
• Payment shall be made after submission and verification of all required supporting documents, completion of the financial reconciliation and settlement process, and fulfillment of HOPE Organization's applicable procurement and contracting procedures.

6. Service Implementation Period

The service provider must complete the provision of financial services to all targeted beneficiaries and submit all required supporting documents and reports within a maximum period of 7 days from the date of official notification and confirmation of the Purchase Order / signing of the contract, unless otherwise agreed in writing with HOPE Organization.

The service provider must clearly indicate the expected implementation period in its financial offer.

7. Required Documents from the Service Provider

The following documents must be submitted together with the offer:

1. All relevant official government registration documents, licenses, and permits required for the provision of financial services.
2. Valid company/service provider registration documents.
3. All licenses and permits required to legally conduct the proposed activity, according to the nature of the service.
4. Documents demonstrating the service provider's technical eligibility and operational capacity to deliver the required services.
5. Evidence of previous experience in providing money transfer and/or cash payment services. Relevant contracts, completion certificates, reference letters, or similar supporting documents should preferably be attached.
6. Information demonstrating the service provider's presence and operational capacity in Khor Ajol Area.
7. A brief description of the proposed service delivery and payment mechanism.
8. The proposed service fee/commission structure.
9. A financial offer duly signed and stamped by the authorized representative of the service provider.
10. Any additional documents that may be requested by HOPE Organization during the evaluation process or prior to contract award.

8. Right of Selection

HOPE Organization reserves the right to select the offer that provides the Best Value for Money, taking into consideration the extent to which the offer meets the technical requirements, operational capacity, service quality, legal and regulatory compliance, service fees, implementation period, and all other applicable tender requirements.

Submission of the lowest-priced offer does not automatically guarantee award if the offer does not meet the required technical, legal, operational, quality, or compliance requirements.

HOPE Organization also reserves the right to reject any or all offers in accordance with its approved procurement policies and procedures.

9. Deadline for Submission of Offers

Offers must be submitted no later than:

30 September 2026 – 2:00 PM

10. Method and Location for Submission of Offers

Offers may be submitted to:

HOPE Organization
Kosti – White Nile State, Sudan
Tel.: 0120023561 / 0120023526

Alternatively, the financial offer and all supporting documents may be submitted in PDF format by email to:

hopesudan.kh@gmail.com

11. Inquiries and Communication

For further information or inquiries regarding this tender, please contact the Procurement Department:

Tel.: 0120023522 / 0120023561
Email: seniorprocurementofficer@hopesudan.org

Important Note

All submitted offers and supporting documents must be clear, legible, duly signed and officially stamped, and must include all information and documentation required under this tender.

The tender document/bid dossier must be placed inside a sealed and securely closed envelope. The Tender Reference Number and the Tender Title – Khor Ajol must be clearly written on the outside of the envelope.

Eng: Musab Khaled

Senior procurement & operation officer